De weg naar digitaal vastgoedbeheer

Waar zijn mijn spullen? Het lijkt zo’n gemakkelijke vraag. Toch is deze vraag voor veel vastgoedeigenaren niet zo eenvoudig te beantwoorden. Ronald van Aggelen, mede-eigenaar Root: “Veel vastgoedeigenaren hebben het gevoel grip te hebben op hun vastgoeddata, maar kunnen op de meest basale vragen geen antwoord geven. Wanneer je geen inzicht hebt in je vastgoeddata, leidt dit tot onnodig veel verspilling van tijd, geld en energie.” Als pionier op het gebied van

adviseert Root vastgoedbeheerders en helpen wij hen dit inzicht te krijgen. Zoals bij Woonstad Rotterdam, waar we meedachten over een manier om de 60.000 wooneenheden van de woningcorporatie op een haalbare wijze te digitaliseren.

Root houdt zich al een aantal jaar bezig met digitaal vastgoedbeheer. In 2018 vroeg de BIM-werkgroep van Aedes ons te helpen bij de ontwikkeling van een ILS voor BIM in beheer. Deze informatieleveringsspecificatie legt de datavraag op een gestructureerde wijze vast en helpt antwoord te geven op de vraag: ‘waar zijn mijn spullen?’ Tegelijkertijd vroeg UVIP (Universitair Vastgoed Informatie Platform), een samenwerkingsverband tussen dertien universiteiten op het gebied van vastgoeddata, ons om te helpen bij het opzetten van de UVIP ILS. Voor Root betekende dit niet twee separate trajecten, maar twee keer zoveel tijd om grondig onderzoek te doen naar dezelfde oplossingsrichting. Ronald: “Of je nu een universiteit bent of een woningcorporatie: je bezit allebei bakstenen, ketels, gebouwen en ruimten. Alleen de focus is wellicht wat anders.”

Ontwikkeling Aedes ILS
Tom Terpstra, vanuit Root verantwoordelijk voor het onderzoek naar de haalbaarheid in de beginfase van het project: “Als brancheorganisatie volgt Aedes de ontwikkelingen op het gebied van vastgoedbeheer op de voet. Zoals de invoering van de wet WOZ die – onder andere – woningcorporaties vanaf januari 2021 verplicht om hun gebruiksoppervlakte vast te stellen op basis van de NEN 2580 voor de waardebepaling van vastgoed. Daarnaast verdiepte de organisatie zich in

. Om deze twee zaken te combineren, vroeg Aedes Root om een ILS voor beheer en onderhoud te ontwikkelen. Een uitdaging waarmee wij graag aan de slag gingen.”

De ontwikkeling van de

startte met een groot onderzoek. Om uit te vinden wat voor soort onderhoud plaatsvindt aan woningen van woningcorporaties en welke informatie hiervoor nodig is, legde Root verschillende onderhoudspakketten voor woningbeheer naast elkaar. Een omvangrijke klus. Iedere onderhoudspartij heeft andere wensen voor wat de benodigde informatie betreft. In de ILS moesten al deze wensen samenkomen. Daarnaast dacht Root na over de vraag hoe vastgoedeigenaren informatie zoeken. Neem bijvoorbeeld een hardhouten deur. Deze moet terug te vinden zijn wanneer je naar deuren, maar ook wanneer je naar objecten van hardhout zoekt. Tot slot was het van belang dat objecten onderling aan elkaar worden gekoppeld en een onderlinge relatie hebben. Stijlen en dorpels horen bijvoorbeeld bij een kozijn, een kozijn hoort bij een woning en een woning is soms weer onderdeel van een wooncomplex.

“Het resultaat van dit traject was een enorme lijst objecten en eigenschappen”, vertelt Tom. “De volgende stap was kijken of het technisch mogelijk was om deze te verwerken tot een BIM. En of we dit vervolgens met de juiste data konden exporteren naar IFC. Op deze manier toonden we aan dat datgene wat beschreven stond in de ILS klopt en werkt. De ILS was klaar voor gebruik.”

Woonstad Rotterdam: klaar voor de toekomst
In 2018 vroeg woningcorporatie Woonstad Rotterdam Root om mee te denken over het digitaliseren van haar vastgoed op basis van de Aedes ILS. Wouter Kolbeek, businessconsultant digitale informatie en transformatie bij Woonstad Rotterdam en verantwoordelijk voor de digitale transformatie binnen het vastgoeddomein: “Woonstad Rotterdam wil klaar zijn voor de toekomst. Door onze 60.000 wooneenheden digitaal in kaart brengen, zetten we hierin een grote stap.”

Er zijn meerdere redenen waarom Woonstad Rotterdam kiest voor digitalisatie. Voor de woningwaardering moeten woningcorporaties voldoen aan de Wet WOZ. “Door ons vastgoed te digitaliseren via BIM krijgen we ook het benodigde inzicht in onze vastgoedoppervlakte”, vertelt Wouter. “Daarnaast biedt digitalisering de basis om de komende jaren verder op door te ontwikkelen en innoveren. Op dit moment voeren we bij een groot deel van ons vastgoedbezit inspecties uit, om erachter te komen wat de staat van een object is en welk onderhoud er nodig is. Door op een slimme manier data te vergaren en vast te leggen, kunnen we efficiënter onze onderhoudsbehoefte in kaart brengen. Zo voer je veel gerichter onderhoud uit en bespaar je tijd en geld. Ook wanneer er een storing of defect is – bijvoorbeeld een kapotte ketel – hoef je niet langer op zoek te gaan naar de locatie en informatie over de installatie. Die heb je al. En in de voorbereiding op het onderhoud weet je al hoeveel strekkende meters kozijnen een gebouw bevat. Al deze informatie vind je op je scherm en kun je delen met je onderhoudspartners. Kortom: door digitalisering kun je gericht vastgoedanalyses uitvoeren, onderhoudsbegrotingen maken, op het juiste moment de juiste beslissingen nemen en effectiever en efficiënter samenwerken in de keten.”

Aan de slag voor Woonstad Rotterdam
Reden om vastgoed te digitaliseren zijn er te over. Maar dit is – ook met de ILS – makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe begin je met het digitaliseren van 60.000 wooneenheden? En hoe maak je dit – praktisch, maar ook financieel – haalbaar? Woonstad Rotterdam vroeg Root om mee te denken over een aanpak en werkwijze.

Wilco Kelder, vanuit Root verantwoordelijk voor de projectleiding en het adviseren van Woonstad Rotterdam: “Woonstad Rotterdam wil haar vastgoed digitaliseren door middel van

: visuele weergaves van wooneenheden en wooncomplexen. Deze modellen moeten veel informatie omvatten. Het gaat hierbij in eerste instantie om de geometrie, maar die is van ondergeschikt belang aan de data die deze geometrie vervolgens bevat. Zoals het oppervlak of het aantal strekkende meters kozijnen. Maar de modellen omvatten ook informatie over bijvoorbeeld installaties in een pand – hoe oud is een ketel, welk onderhoud is hieraan uitgevoerd en wanneer is het tijd voor nieuw onderhoud – op basis waarvan je vastgoedanalyses en onderhoudsbegrotingen kunt maken.”

Overzichtelijk, met uitgebreide onderliggende datasets
Woonstad Rotterdam en Root kozen ervoor om complexen gebouwd vóór 1970 te laten scannen door PelserHartman. Aan de hand van pointclouds en archieftekenwerk werden BIM-modellen gemaakt. Complexen gebouwd na 1970 zijn aan de hand van archieftekenwerk verwerkt tot BIM-modellen. “Deze modellen zijn naast een visuele weergave een kapstok om data aan op te hangen”, legt Wilco uit. “Omdat het om grote aantallen wooneenheden gaat, is het belangrijk om de modellen zo eenvoudig mogelijk te houden. Anders is digitalisering simpelweg niet haalbaar; het modelleren zou dan te veel tijd en geld kosten. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. De modellen moeten namelijk wél alle benodigde informatie bevatten om de beheer- en onderhoudsystemen te kunnen voeden met noodzakelijke data. We wegen continu af of informatie relevant is. Zo bouwen we vereenvoudigde weergaves van de werkelijkheid die veel data bevatten, maar geen overbodige informatie.”

Voor Wilco en zijn collega’s vraagt dit project om een andere manier van werken. “Het opzetten van de modellen is eenvoudiger, maar het dataniveau veel hoger. We modelleren een simpel object, zoals een wand of kozijn, en koppelen hier veel data aan. Hieruit blijkt bijvoorbeeld bij welke woning en ruimte deze wand hoort, van welk materiaal deze is gemaakt en voor welke afwerking er is gekozen.” Ronald vult aan: “We werken veel met placeholders. Hiermee geven we bijvoorbeeld aan dat en waar er een ketel in een wooneenheid aanwezig is, zonder deze volledig te modelleren.”

Gefaseerde aanpak
Wouter: “De digitalisering van 60.000 wooneenheden is een enorm project. Root hielp ons om dit gefaseerd aan te pakken. Door klein te beginnen en langzaam op te schalen, kon Root het proces steeds verder optimaliseren.”

“We zijn gestart met het opzetten van een proefwoning om de haalbaarheid van de uitvraag te toetsen”, vertelt Wilco verder. “De tweede stap was het digitaliseren van één complex met 21 wooneenheden inclusief modeldocumentatie en een procesomschrijving. Stap drie was het digitaliseren van één complex met 132 wooneenheden inclusief modeldocumentatie. De vierde stap was het digitaliseren van 34 complexen – in totaal 2074 wooneenheden – in een tijdsbestek van vier maanden. We kozen hierbij voor een zo representatief mogelijke batch wooneenheden voor het totale vastgoedbestand van Woonstad Rotterdam. Deze batch omvatte zowel veel verschillende soorten wooneenheden – van complexe vooroorlogse bouw tot omvangrijke flatgebouwen met een hoge mate van repetitie – als uitdagende projecten. Zo konden we volop leren van onze fouten, zodat we deze kunnen voorkomen wanneer we verder opschalen. Bij elke stap die we zetten optimaliseerden we onze werkwijze. Ook scherpten we in overleg met Woonstad Rotterdam de vraagstelling steeds verder aan.”

Stap voor stap ontwikkelde Root de beste werkwijze, werd uitgezocht welke informatie de modellen moeten bevatten en waar nog tijd gewonnen kon worden door automatisering en standaardisering. Het resultaat is een efficiënt en effectief digitaliseringsproces. “Dit uitgebreide voortraject geeft een goede indicatie voor de totale opgave”, zegt Wouter. “Wat gaat het project kosten, wat levert het op en hoe lang gaat het duren? Kortom: is de opgave haalbaar en zorgt deze voor het gewenste resultaat? Het antwoord op die vraag is ja.”

Uitstekende samenwerking
Gedurende het project werken Root en Woonstad Rotterdam steeds samen. Root verzorgt modellen en tekenwerk, Woonstad Rotterdam analyseert de data en voegt nieuwe data toe. Wilco: “Er is een constante dialoog, zowel op overkoepelend als op detailniveau. Een voorbeeld: onlangs gaf Woonstad Rotterdam aan dat ook de lengte van keukens opgenomen moest worden in de modellen. Wij stelden toen de wedervraag: hoe meten jullie deze bij een hoekkeuken? Zo kaderen we samen steeds meer af. Een ander voorbeeld is de vraag hoe je om moet gaan met de bepaling van woonoppervlakten bij onzelfstandige woningen, zoals studentenkamers. Het is belangrijk om daar nu al keuzes in te maken of afstemming te zoeken met de Waarderingskamer, de toezichthouder op de uitvoering van de wet WOZ. Anders loop je steeds tegen hetzelfde probleem aan.”

De samenwerking tussen Woonstad Rotterdam en Root verliep uitstekend. Wouter: “Woonstad Rotterdam en Root kenden elkaar al vanuit de ontwikkeling van de Aedes ILS. Het was voor ons dan ook logisch om voor dit project opnieuw Root te benaderen. Root gaf advies en feedback gedurende het project. Wat kunnen we bijvoorbeeld anders of beter doen? Je merkt aan alles dat Root ontzettend veel kennis en kunde in huis heeft. Bovendien is het bedrijf innovatief. De medewerkers kijken continu hoe zij hun eigen proces kunnen verbeteren en ons beter van dienst kunnen zijn. Meedenken, innoveren en een visie hebben op het onderwerp: dat maakt Root voor ons de ideale partner voor dit project.”

Leerzaam traject
Wilco: “Voor Root was dit een ontzettend leerzaam traject, waarbij we onze engineersblik loslieten en echt door de ogen van de vastgoedeigenaren keken. Wat is voor hen belangrijk bij het analyseren van vastgoed? De gefaseerde aanpak werkte goed. Hierdoor konden we onze werkwijze steeds aanscherpen en veel tijdwinst realiseren door automatisering en standaardisering.”

Op naar een digitale organisatie
Wouter: “De wet maakt het noodzakelijk om je vierkante meters in kaart te brengen. Het is dan zonde om dan niet nét een stap verder te gaan door te digitaliseren. Digitalisering heeft zoveel te bieden. Tegelijkertijd moet je een project als dit niet onderschatten. De digitalisering is een omvangrijk project dat je er niet even bij doet. Op dit moment heeft Woonstad Rotterdam een programmateam van twaalf man dat aan dit project werkt. We hopen dat ons vastgoedbezit over twee jaar volledig gedigitaliseerd is.”

De gemaakte BIM-modellen neemt Woonstad Rotterdam op in haar vastgoedinformatiesoftware. Zo kunnen ze gebruikt worden ten behoeve van de meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB), woningwaardering, voor vastgoedsturing, rapportages en data-analyses. “Data verschaft enorm veel up-to-date inzicht voor de hele organisatie. We gaan deze op steeds meer plaatsen binnen onze organisatie gebruiken. Voor beheer en onderhoud, maar bijvoorbeeld ook om ons aanbod beter af te stemmen op de vraag van een mogelijke huurder – bijvoorbeeld aan de hand van het aantal kamers of type woning. Digitaal vastgoedbeheer maakt ons op alle gebieden slagvaardiger en zorgt ervoor dat we proactief, effectief en toekomstgericht kunnen werken.”

Innoveren door te doen
Ronald sluit af: “Digitaal vastgoedbeheer is onontgonnen gebied, maar biedt ontzettend veel mogelijkheden. Op dit moment is het nog een puzzel: er is veel discussie over wat de beste, slimste manier is om dit te doen. Maar dat is precies wat wij er bij Root zo leuk aan vinden! We weten nog niet precies wat digitaal vastgoedbeheer oplevert. Maar wat we wél al weten, is dat je hierdoor sneller en efficiënter kunt werken en verspilling tegen kunt gaan. Projecten zoals dit project voor Woonstad Rotterdam zijn een perfect voorbeeld van innoveren door te doen. Een werkwijze die Woonstad Rotterdam en Root allebei enorm aanspreekt. Door intensief samen te werken, combineren we onze kennis en ervaring en zorgen we ervoor dat het project aantoonbaar iets oplevert. Tegen de wooncorporaties en vastgoedeigenaren die ook voor dit vraagstuk staan, zou ik daarom willen zeggen: staar je niet blind op de schaal, maar doe het gewoon. De digitalisering van wooneenheden heeft écht enorm veel te bieden.”

Tekst: Kim Schoot
Fotografie: Marieke Wijntjes
Gepubliceerd: 19 mei 2020
Bijgewerkt: 7 juni 2021

Website: Aedes
Website: Woonstad Rotterdam
Website: PelserHartman

Gerelateerd artikel
“Root zorgt voor de kennis en ervaring die wij missen”

Gerelateerd project
Woonstad Rotterdam

Publicaties
Root — Nieuwsbrief
Bart’s Perfecte Plek #5 — Podcast